Zásady ochrany osobných údajov

Kto sme

Prevádzkovateľom je Volodin s. r. o., Račianska 1579/88B, 831 02 Bratislava, IČO 57105961, zapísaná v Obchodnom registri Mestského súdu Bratislava III, oddiel Sro, vložka č. 190122/B.

Vo veciach ochrany osobných údajov nás kontaktujte na info@faktura365.sk. Zodpovednú osobu (DPO) sme nemenovali — táto povinnosť sa na nás nevzťahuje.

Dve rôzne úlohy — a je to podstatné

Pri údajoch vášho účtu sme prevádzkovateľom: my rozhodujeme, načo ich potrebujeme.

Pri údajoch, ktoré zadávate do faktúr — vaši odberatelia, ich adresy a sumy — ste prevádzkovateľom vy a my sme sprostredkovateľom. Tieto údaje iba uchovávame a zobrazujeme vám ich; nepoužívame ich na nič vlastné a nikomu ich neposkytujeme. Podmienky tohto spracúvania sú v čl. 9 Obchodných podmienok.

Údaje účtu, ktoré spracúvame

• E-mail — prihlásenie, overenie adresy, obnova hesla a servisné správy. Právny základ: plnenie zmluvy, čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR.
• Heslo výhradne v podobe nezvratného odtlačku (PBKDF2) — prihlásenie. Plnenie zmluvy.
• Meno, priezvisko, telefón, jazyk rozhrania — predvyplnenie dokladov a nastavenie rozhrania. Plnenie zmluvy.
• Profilová fotografia — len pri prihlásení cez Google, prichádza od spoločnosti Google. Plnenie zmluvy.
• Počet návštev, dátum a čas poslednej návštevy, dátum vytvorenia účtu — bezpečnosť, podpora a ochrana pred zneužitím. Oprávnený záujem, čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR.
• Dátum prijatia obchodných podmienok a týchto zásad spolu s označením verzie textu, ktorý ste prijali — plnenie zmluvy a preukázanie, že sme vás informovali.
• IP adresa pri prihlásení, registrácii a obnove hesla — obmedzenie počtu pokusov, teda ochrana pred hádaním hesiel a pred rozosielaním e-mailov na cudzie adresy. Uchovávame len počítadlo pokusov viazané na adresu; platí najviac hodinu a jeho riadok sa maže pri najbližšom upratovaní tabuľky. To isté počítadlo, tentoraz bez uloženia do databázy, obmedzuje vyhľadávanie firiem v registroch. Oprávnený záujem, čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR.

Údaje, ktoré zadávate sami

Vaše firmy, odberatelia, položky cenníka, bankové účty, faktúry a úhrady k nim. Uchovávame ich, kým existuje váš účet. Nepoužívame ich na reklamu, na profilovanie ani ich neposkytujeme tretím stranám.

E-maily, ktoré vám posielame

Servisné správy — uvítací e-mail alebo overenie adresy po registrácii, obnova hesla, oznámenia o účte a o podstatných zmenách týchto dokumentov — dostáva každý používateľ. Sú súčasťou služby; právnym základom je plnenie zmluvy, čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR, a odhlásiť sa z nich dá len zrušením účtu.

Jednorazová ponuka pomoci — ak máte potvrdenú e-mailovú adresu, pošleme vám najviac jeden takýto e-mail: v pracovný deň ráno, dva až šesť dní po registrácii, ak vo vašom účte ešte nie je žiadny doklad, ani rozpracovaný, alebo sedem až dvanásť dní po registrácii, ak je v ňom práve jeden. Pýtame sa v ňom, či vám niečo nechýba alebo nefunguje. Zisťujeme pritom len počet dokladov, nie čo obsahujú. Právnym základom je náš oprávnený záujem na tom, aby sa služba dala používať, čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR; ak si takýto e-mail neželáte, napíšte na info@faktura365.sk.

Newsletter — tipy k fakturácii, zmeny v pravidlách a novinky, približne raz mesačne — posielame výlučne tomu, kto oň výslovne požiada zapnutím prepínača pri registrácii alebo v nastaveniach účtu. Právnym základom je váš súhlas, čl. 6 ods. 1 písm. a) GDPR v spojení s § 116 zákona č. 452/2021 Z. z. o elektronických komunikáciách. Súhlas nie je podmienkou používania služby.

Súhlas môžete kedykoľvek odvolať — prepínačom v nastaveniach účtu alebo odkazom na konci každého takého e-mailu. Odvolanie pôsobí do budúcnosti a nemá vplyv na zákonnosť toho, čo sme poslali predtým.

O vašej odpovedi si vedieme záznam: čo ste odpovedali, kedy, odkiaľ (registrácia, nastavenia, odhlasovací odkaz), v akom jazyku a ktorú verziu textu ste pritom videli. Bez neho by sme nevedeli preukázať, že sme súhlas mali — to od nás žiada čl. 7 ods. 1 GDPR. IP adresu ani údaje o prehliadači si k tomu neukladáme. Záznam uchovávame, kým existuje váš účet, a mažeme ho spolu s ním.

Doklady, ktoré posielate svojim odberateľom — ak sa rozhodnete doklad odoslať e-mailom, doručí ho Resend na adresu, ktorú zadáte vy. V e-maile je buď PDF dokladu, alebo odkaz naň, a vaša krátka poznámka, ak ju pripojíte. Odosielateľom je vaša firma a odpoveď odberateľa smeruje na e-mail uvedený na doklade; ak na ňom žiadny nie je, na e-mail vášho účtu — odberateľ ho preto v e-maile uvidí. Adresu odberateľa si k tomu neukladáme nad rámec toho, čo je už na samotnom doklade; vo vašom účte vedieme iba počet takto odoslaných e-mailov. V tomto vzťahu ste prevádzkovateľom vy a my sprostredkovateľom — je to tá istá úloha, akú opisuje oddiel „Dve rôzne úlohy“ vyššie.

Odkaz na doklad je podpísaný a neobmedzený v čase: otvorí ho ktokoľvek, kto ho má, aj bez účtu u nás — tak, aby sa doklad dal otvoriť aj o rok, keď ho účtovník odberateľa potrebuje. Preto ho viete kedykoľvek zrušiť tlačidlom „Zrušiť odkaz“ pri doklade; zrušením prestanú platiť všetky odkazy na ten doklad, ktoré ste dovtedy rozposlali.

Generátor faktúr bez registrácie

Hotová faktúra vzniká priamo vo vašom prehliadači. Dokument ani jeho obsah neodosielame na náš server a neuchovávame ho.

Rozpracovaný doklad ukladáme do lokálneho úložiska (localStorage) vášho prehliadača, aby ste oň neprišli zatvorením stránky. Zostáva vo vašom zariadení a nikam sa neodosiela. Po 30 dňoch ho už nepoužijeme — pri ďalšom otvorení generátora sa zmaže; skôr ho odstránite tlačidlom na vymazanie formulára alebo vymazaním údajov stránky v prehliadači. Kým stránku znova neotvoríte, zostáva vo vašom prehliadači.

Výnimkou je vyhľadávanie firmy: ak si necháte údaje doplniť z registra, dopyt (názov alebo IČO) prejde cez náš server — viac o tom v nasledujúcej časti.

Ak sa z generátora rozhodnete vytvoriť účet, prenesieme rozpracovaný doklad do registrácie v tej časti adresy, ktorá sa na server neodosiela, a uložíme ho až vtedy, keď účet vznikne — vtedy sa z neho stanú bežné údaje vášho účtu. Bez tohto vášho kroku sa k nám z generátora nedostanú žiadne vaše údaje ani obsah dokladu.

Keď si hotovú faktúru stiahnete, pripočítame si do vlastnej štatistiky jedničku — sledujeme len to, koľko dokladov v generátore vzniklo. Neukladáme si pri tom vaše meno, cookie ani nič iné, čím by sa toto počítadlo dalo spojiť s vami alebo s obsahom dokladu. Vašu IP adresu — tak ako pri každom požiadavku na web — vidí náš server a použije ju len na obmedzenie zneužitia; do databázy sa neukladá.

Vyhľadávanie firiem v registroch

Keď si necháte firmu alebo odberateľa doplniť z registra, odošleme váš dopyt na verejné zdroje o slovenských firmách: Register právnických osôb (RPO) Štatistického úradu SR, Obchodný register a OpenData Finančnej správy SR na overenie platiteľa DPH.

Vyhľadávanie podľa názvu obsluhuje ORSF (orsf.sk) — súkromný projekt so serverom v Nemecku, ktorý údaje z tých istých štátnych registrov sprístupňuje ako vyhľadávací index. Nie je to štátny register a hovoríme to naplno; používame ho preto, že na názov odpovie v zlomku sekundy namiesto niekoľkých sekúnd. Adresu a zápis v registri, ktoré sa tlačia na faktúru, si prednostne vypýtame priamo z RPO; keď RPO neodpovie, doplníme ich z ORSF — inak by na doklade chýbal povinný údaj. Predvyplnené údaje si preto pred vystavením dokladu skontrolujte; zodpovedáte za ne vy.

Odchádza iba to, čo ste zadali (názov alebo IČO), a odchádza to z nášho servera — vašu IP adresu ani údaje o vašom účte tieto zdroje nedostanú. Odpoveď použijeme na predvyplnenie formulára a samotné dopyty si k vášmu účtu neukladáme.

Námety na zlepšenie

Ak nám cez aplikáciu pošlete námet, príde nám e-mailom spolu s vašou e-mailovou adresou a identifikátorom účtu — inak by sme vám nevedeli odpovedať. E-mail k nám doručí Resend a správa potom zostáva v našej e-mailovej schránke, ktorú prevádzkuje Google, kým je téma otvorená. Oprávnený záujem na zlepšovaní služby a na odpovedi vám, čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR.

Keď v aplikácii nastane chyba

Aby sme sa o poruche dozvedeli skôr než vy, hlásenie o nej posielame do služby Sentry. Obsahuje technický popis chyby a miesto v našom kóde, adresu stránky, na ktorej vznikla, verziu aplikácie, typ prehliadača a operačného systému a identifikátor vášho účtu, ak ste prihlásení.

Vaše meno, e-mailovú adresu ani obsah faktúr do hlásenia nevkladáme a odkazy, ktoré samy osebe niečo otvárajú — overenie adresy, obnova hesla, prihlásenie cez Google a odkaz na doklad zdieľaný s odberateľom — z adresy pred odoslaním odstraňujeme. Ukladanie IP adries máme v Sentry vypnuté. Hlásenia sa uchovávajú 30 dní a potom zanikajú.

Oprávnený záujem na tom, aby služba fungovala a aby sme poruchu vedeli odstrániť, čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR.

Komu údaje sprístupňujeme

Naši sprostredkovatelia, a nikto ďalší. Údaje nepredávame a neposkytujeme reklamným sieťam.

• Cloudflare, Inc. — hosting webu, aplikácie a databázy. EÚ/USA, štandardné zmluvné doložky.
• Resend (Plus Five Five, Inc.) — odosielanie servisných e-mailov (uvítací e-mail, overenie adresy, obnova hesla, jednorazová ponuka pomoci), doručenie vášho námetu na zlepšenie k nám a doručenie dokladov, ktoré sami odošlete svojim odberateľom. USA, štandardné zmluvné doložky.
• Google Ireland Ltd. — prihlásenie cez Google, ak ho použijete, tlačidlo na prihlásenie cez Google zobrazované na stránkach tohto webu, meranie návštevnosti, meranie účinnosti našej reklamy a e-mailová schránka, do ktorej nám chodia vaše námety na zlepšenie. EÚ/USA, EU-US Data Privacy Framework.
• Functional Software, Inc. (Sentry) — hlásenia o chybách aplikácie. Údaje spracúva v EÚ (Nemecko).

Cookies a lokálne úložisko

Nevyhnutné, bez ktorých služba nefunguje: f365_session (ste prihlásení), f365_google_state (ochrana pred CSRF pri prihlásení cez Google), f365_google_widget (to isté pri prihlásení cez kartu Google na tomto webe; vzniká až po kliknutí na tlačidlo a platí 5 minút), f365_active_company, f365_locale, f365_theme (vaše nastavenia rozhrania) a f365_consent (vaša odpoveď na lištu o cookies, uchovávame ju 6 mesiacov).

Okrem cookies používame lokálne úložisko prehliadača (localStorage a sessionStorage) na drobnosti, ktoré nemusia chodiť na server: zvolený jazyk a motív, naposledy použité merné jednotky (f365_units), naposledy použitý konštantný symbol (f365_constant_symbol), rozbalenie nepovinných častí formulára, predvyplnenie údajov do ďalšej faktúry (f365_invoice_issuer_details, f365_invoice_client_details), odpočet do opätovného odoslania overovacieho e-mailu (f365_verify_resend_until), zavretie karty na prihlásenie cez Google (f365_google_widget_closed, platí do zatvorenia karty prehliadača), jednorazová značka proti opakovanému načítaniu stránky po chybe (f365_skew_reload) a rozpracovaný doklad v generátore. Tieto údaje zostávajú vo vašom zariadení, neodosielajú sa nám a vymažete ich vymazaním údajov stránky v prehliadači.

Meranie návštevnosti a reklamy: Google Analytics 4 a Google Ads v režime Consent Mode v2. Kým na lište neodpoviete, súhlas nie je udelený: v tomto stave sa neukladá žiadna cookie, neidentifikujeme vás a Google dostáva len anonymné signály o návšteve. Ak súhlas udelíte, Google Analytics si uloží vlastnú cookie a vaše návštevy spojí do jednej relácie a Google Ads si uloží identifikátor kliknutia na reklamu (cookies _gcl_*), aby sme vedeli, ktorá kampaň priviedla novú registráciu.

Z reklamy meriame jedinú udalosť — že vznikol nový účet. Neposielame Googlu váš e-mail, meno ani iný údaj, ktorým by vás vedel identifikovať (tzv. rozšírené konverzie sú vypnuté), a nesledujeme, čo v aplikácii robíte. Personalizovanú reklamu nepoužívame: signál ad_personalization je vždy zakázaný, takže z vašich údajov nevznikajú reklamné publiká ani remarketingové zoznamy.

Prihlásenie cez Google priamo na stránke: pod hlavičkou zobrazujeme malú kartu s tlačidlom na prihlásenie cez váš účet Google. Aby sa tlačidlo vykreslilo, prehliadač si vyžiada skript od spoločnosti Google (accounts.google.com) a Google si pritom môže uložiť vlastné súbory cookie. Nejde o meranie ani o reklamu, slúži výhradne na prihlásenie, a preto ho nepodmieňujeme vašou odpoveďou na lištu o cookies: § 109 zákona č. 452/2021 Z. z. žiada súhlas pre ukladanie, ktoré nie je nevyhnutné pre službu, o ktorú ste sami požiadali. Údaje z vášho účtu Google (e-mail, meno a profilová fotografia) sa k nám dostanú až vtedy, keď na tlačidlo kliknete — dovtedy od Googlu o vás nedostávame nič. Kartu môžete kedykoľvek zavrieť krížikom.

Odpoveď platí pre tento web aj pre aplikáciu (cookie je nastavená na doméne .faktura365.sk). Zmeniť ju môžete kedykoľvek vymazaním cookies v nastaveniach prehliadača — lišta sa potom opýta znova.

Odkiaľ ste k nám prišli, zisťujeme BEZ cookie a bez akéhokoľvek ukladania do vášho prehliadača. Ak prídete z odkazu s parametrami kampane (utm_source, utm_medium, utm_campaign, utm_term, utm_content, prípadne identifikátor kliknutia gclid, msclkid alebo fbclid) alebo z inej stránky, prenesieme tento údaj v adrese našich vlastných odkazov (parameter src) a uložíme ho až vtedy, keď si vytvoríte účet — ako údaj o vašom účte. Ide o zdroj návštevy, nie o vás: neobsahuje meno, e-mail ani nič, čím by sme vás vedeli identifikovať. Ak si účet nevytvoríte, neuloží sa nič. Slúži nám na jedinú otázku — ktoré naše stránky a kampane privádzajú nových používateľov.

Po prihlásení alebo registrácii nastavíme na jednu minútu technickú cookie f365_ga_event. Prenáša do prehliadača jedinú informáciu — že sa prihlásenie podarilo — pretože samotné prihlásenie sa dokončuje na serveri a stránka by sa o ňom inak nedozvedela. Neobsahuje žiadne osobné údaje a po odoslaní sa maže.

Ako dlho údaje uchovávame

Údaje účtu a všetko, čo ste v ňom vytvorili, kým účet existuje. Po zrušení účtu sa zmaže všetko naraz vrátane faktúr, odberateľov a číselných radov; zálohy „pre istotu“ si neponechávame.

Jednorazové tokeny (overenie e-mailu, obnova hesla) platia hodiny a po uplynutí platnosti sa mažú.

Počítadlá neúspešných pokusov o prihlásenie — viazané na IP adresu a na odtlačok zadaného e-mailu — platia najviac hodinu a mažú sa priebežne, pri ďalších pokusoch.

Počítadlo odoslaných dokladov — viazané na identifikátor vášho účtu — platí 24 hodín a slúži len na to, aby sa denný limit odosielania dal dodržať. Pri zrušení účtu ho mažeme spolu s ním.

Záznam o vašej odpovedi na newsletter, kým existuje účet; mažeme ho spolu s ním.

Odkaz na doklad zdieľaný s odberateľom platí, kým ho nezrušíte alebo kým doklad či účet nezmažete.

Vaše práva

Máte právo na prístup k svojim údajom, na ich opravu, vymazanie, obmedzenie spracúvania, na prenosnosť a na namietanie proti spracúvaniu založenému na oprávnenom záujme. Napíšte na info@faktura365.sk — odpovieme do jedného mesiaca.

Ak je spracúvanie založené na súhlase (newsletter, meranie návštevnosti a reklamy), máte právo súhlas kedykoľvek odvolať bez toho, aby to malo vplyv na zákonnosť spracúvania pred odvolaním.

Ak sa domnievate, že spracúvame vaše údaje v rozpore s predpismi, môžete podať sťažnosť na Úrad na ochranu osobných údajov SR (dataprotection.gov.sk).

Automatizované rozhodovanie

O vás nerozhodujeme automatizovane a nevykonávame profilovanie.

Zmeny

Dátum účinnosti tejto verzie je uvedený hore. O podstatných zmenách vás upovedomíme e-mailom uvedeným v účte.